Manual de formación · Sofía 2.0

Manual de Sofía por perfiles

Sofía es el sistema operativo inmobiliario propio de Percent. Este manual está organizado por perfil de trabajo: cada uno tiene su propia dirección (slug) para indexarlo y compartirlo, de modo que cada persona ve solo lo que necesita para su rol.

1 Elige tu perfil

Pulsa tu rol. También puedes ir directo con la dirección, p. ej. …/index.html#/agente-vendedor.

2 Cómo funciona Sofía en una imagen

Sofía separa el negocio en dos funnels que se encuentran en el cierre. Entenderlo es la base de todo:

Funnel	De qué va	Quién lo trabaja	Módulos
Oferta (conseguir inmuebles)	Propietarios que pueden vender/alquilar	Agente del Vendedor (Captación)	Prospectos → Inmuebles
Demanda (conseguir compradores)	Personas que buscan comprar/alquilar	Coordinación → Agente del Comprador	Leads → Demandas → Oportunidades
Cierre	Donde se encuentran oferta y demanda	Comercial + Administración + Firmas	Visitas → Operaciones

3 Acceso al sistema

Entorno de trabajo: https://app.sophiapercent.es
En la pantalla de acceso aparece “Elige un usuario” con tu cuenta. Selecciónala e introduce tu contraseña.
Al entrar aterrizas en el Panel con tus KPIs.

Nota de versión. El sistema ha evolucionado: el funnel de demanda ya no es un único módulo “Leads”, sino tres pasos encadenados — Leads (dato bruto) → Demandas (cualificado, pendiente de asignar) → Oportunidades (asignado a un comercial y trabajable).

Para todos los roles · primer día

🚀 Onboarding — tus primeros pasos

Lo mínimo para empezar a trabajar con Sofía desde el día 1, sea cual sea tu rol.

1 Primer acceso

Recibirás una invitación por correo. Sigue el enlace y crea tu contraseña.
Accede en https://app.sophiapercent.es.
En “Elige un usuario” selecciona tu cuenta e introduce la contraseña.
Aterrizarás en el Panel con tus KPIs personales.

Captura. **Pantalla de inicio de sesión de Sofía.** — Pantalla de acceso a app.sophiapercent.es con el cuadro «Elige un usuario».

2 La barra de navegación

Arriba tienes el buscador global (nombre, teléfono, NIF, referencia), el botón rojo + Crear nuevo, notificaciones y tu avatar. Debajo, el menú de módulos. Según tu rol usarás unos u otros:

PanelInmueblesProspectosLeadsDemandasOportunidadesContactosLlamadasAgendaVisitasDocumentosPlantillasOperacionesCampañasWhatsAppSpokiFotocasaIdealistaZonasOficinasDepartamentosEtiquetasUsuariosAjustes

Captura. **Panel principal y barra de navegación.** — Módulo Panel con la barra de navegación completa y las tarjetas de KPIs (filtro «Hoy»).

3 Glosario mínimo para sobrevivir el primer día

Término	Qué es
Lead	Comprador/inquilino potencial sin cualificar (dato bruto)
Demanda	Lead ya cualificado por Coordinación, listo para asignar
Oportunidad	Demanda asignada a un comercial — trabajable
Prospecto	Inmueble potencial / propietario que puede vender (oferta)
Contacto	Persona única (puede ser comprador y vendedor a la vez)
Inmueble	Propiedad en cartera (Ref. `101-XXXXXX`)
Operación	Cierre comercial (`OP-XXXXXX`)
Checklist bloqueante	Lista metodológica que hay que completar para poder avanzar
Carmen IA / SophIA / Spoki	Agente de voz + motor IA + WhatsApp Business

4 Identifica tu rol

Guía por perfil · sigue el guion del vídeo

Agente del Vendedor · Captación

Tu trabajo es conseguir el inmueble: localizar propietarios que quieren vender o alquilar, captarlos y dejar el inmueble listo para publicar. Esta guía recorre tu día tal cual, paso a paso y sin tecnicismos.

1 Panel principal

Es la primera pantalla al entrar en Sofía (app.sophiapercent.es). Tu cuadro de mando del día.

Panel principal de Sofía con saludo, filtros de periodo, tarjetas de KPIs y columna de actividad reciente

Qué ves al entrar

Un saludo con tu nombre y un resumen del día (por ejemplo, cuántas visitas tienes). Debajo, un selector de periodo: Hoy · Esta semana · Este mes · Trimestre, que cambia todas las cifras de las tarjetas.

Tarjetas útiles para ti (captación)

No todas las tarjetas son para ti; como captador, vigila sobre todo:

Inmuebles activosEl tamaño de la cartera; tu trabajo la alimenta.

Visitas hoy / Visitas realizadasTus visitas de captación programadas y hechas.

Tareas pendientes hoyLo que tienes que hacer hoy (llamadas, visitas, papeleo).

Honorarios próx. 30 díasLo que está a punto de cerrarse.

Actividad reciente

La columna de la derecha es un muro con lo último que ha pasado (nuevos contactos, visitas, avisos del sistema). Te da el pulso sin tener que buscar.

📚 Lección completa: Módulo 02 · Panel.

2 Prospectos

Qué es un prospecto

En Sofía un prospecto NO es un cliente: es un inmueble potencial, es decir, un propietario que podría vender o alquilar. Es el lado de la oferta (lo contrario de Leads/Demandas, que es el comprador).

Prospecto = preficha del inmueble

Piensa en el prospecto como la ficha provisional del piso antes de tenerlo en cartera. Ya recoge los datos del inmueble y al propietario, para no perder nada mientras lo trabajas.

Cabecera de la ficha de un prospecto con datos del propietario, precio estimado, captador, encargo y métricas — Captura. Cabecera de la ficha de un prospecto: propietario, precio estimado, captador, encargo y métricas.

Alta de prospecto

Antes de crear nada, busca por teléfono o NIF en el buscador de arriba para no duplicar. Si no existe, pulsa «+ Nuevo» y rellena lo básico.

Datos mínimos del inmueble potencial

TipoPiso/Apartamento, Casa, Chalet, Dúplex, Ático, Estudio…

OperaciónVenta o Alquiler.

Dirección y zonaCalle y número + País/Provincia/Municipio/Barrio.

Superficie, habitaciones, baños, añoLas características básicas del piso.

Estado de conservaciónBuen estado, A reformar, etc.

Precio estimado del propietarioLo que pide; es un punto de partida, no una tasación.

Propietario vinculado

Cada prospecto se enlaza a un Contacto (el propietario), con su teléfono y correo. Así, todo lo que hagas queda asociado a esa persona.

📚 Lección completa: Módulo 05 · Prospectos · ver también glosario.

2b La ficha del prospecto por dentro

Al pulsar una tarjeta del listado se abre la ficha completa. Es una página que se desplaza (no pestañas) con estos bloques, de arriba abajo:

Cabecera y lateral

Arriba a la izquierda: referencia PROS-XXXXXX, nombre del propietario, etiquetas (estado, tipo, zona, operación), contacto y los botones Llamar · WhatsApp · Visita captación · Convertir a inmueble · Marcar como perdido. A la derecha, el panel de gestión:

Precio estimado del propietarioLo que pide; punto de partida, no tasación.

CaptadorQuién lleva la captación.

EncargoSi aún no está firmado aparece «— (pendiente de firmar)». Una vez firmado muestra el tipo (Básico sin exclusiva / Compartida / Exclusiva), la fecha y el vencimiento. Sin encargo firmado no se publica.

Métricas · «X compradores interesados»Compradores de la base que ya cruzan con este inmueble.

Recorrido

Barra de pasos de la captación. El paso actual aparece marcado: Inicial · Contactado · En gestión · Visita programada · Encargo pendiente · Convertido.

Datos del inmueble

Tipo, operación, dirección, zona, superficie, habitaciones, baños, año y estado de conservación. (Ej.: Chalet · Venta · 250 m² · 3 hab · 3 baños · 1975 · Buen estado.)

Fotos preliminares

Fotos tomadas durante la captación. Al convertir el prospecto en inmueble pasan automáticamente a la galería definitiva, así que no se pierde el trabajo. Botón «+ Añadir fotos».

Lista de comprobación

Los pasos de la captación con su estado (Hecho / Pendiente) y el aviso de bloqueantes. Pasos típicos: Llamada inicial con el propietario (bloqueante), Negociar y firmar nota de encargo (bloqueante), Programar visita de captación, Valorar precio del inmueble.

Conversación y actividad

Con «Mostrar conversación y actividad» se despliega el historial. Tres botones:

Enviar mensajeManda un mensaje al propietario (si tiene email, le llega por correo).

Registrar una notaNota interna que solo ve el equipo; el propietario NO la recibe.

ActividadPrograma una tarea/recordatorio (llamar mañana, enviar valoración…).

A la derecha: 🔍 buscar en el historial, 📎 adjuntos y 👤 seguidores (a quién le llegan las novedades). Debajo, el historial cronológico de todo lo ocurrido.

Bloque de conversación y actividad con botones e historial — Captura. «Conversación y actividad»: mensajes, notas y tareas, con historial.

2c «Editar avanzado» (formulario completo)

El botón Editar avanzado (arriba a la derecha) abre el formulario con TODOS los campos, en pestañas. Para el día a día no hace falta, pero conviene conocerlo.

Arriba: acciones (Programar visita de captación · Convertir a inmueble · Marcar como perdido) y el recorrido. Luego dos tarjetas — Propietario (propietario, teléfono, email, fuente) y Captación (captador, operación) — y el cuaderno de 7 pestañas:

InmuebleTipo, zona, precio estimado, estado, superficie, habitaciones, baños, año y Geolocalización (GPS) (latitud/longitud, «Tiene GPS», botón geocodificar).

Fotos preliminaresGalería de fotos de la captación.

Encargo y llavesModalidad de encargo, fecha de firma, duración y vencimiento; «Tenemos llaves» y su ubicación.

Alertas legalesVPO, Herencia, Usufructo. Si se marca alguna, sale aviso en la cabecera.

NotasTexto libre interno.

ChecklistLa lista de comprobación en formato tabla (Paso · Fecha límite · Bloqueante · Estado).

DocumentosNota de encargo, nota simple, DNI, CEE… con su estado.

Formulario Editar avanzado con tarjetas Propietario y Captación y el cuaderno de 7 pestañas — Captura. «Editar avanzado»: tarjetas Propietario/Captación y las 7 pestañas (Inmueble, Fotos preliminares, Encargo y llaves, Alertas legales, Notas, Checklist, Documentos).

Geolocalización (GPS). El GPS es uno de los 4 bloqueantes para publicar. Se valida solo al geocodificar la dirección; si cambias la dirección, vuelve a geocodificar.

3 Seguimiento del prospecto

El recorrido del prospecto se ve en su pipeline: Inicial → Contactado → En gestión → Visita programada → Encargo pendiente → Convertido (o Perdido).

Primera llamada

Desde la propia ficha pulsa Llamar o WhatsApp; no hace falta salir de Sofía. Tras hablar, deja registrado qué pasó.

ContestaAvanza: anota el resultado y mueve el prospecto a «Contactado».

No contestaPrograma la próxima llamada (tarea) y, si procede, manda un WhatsApp o un Email.

WhatsAppAbre WhatsApp con el número del propietario ya puesto.

EmailDesde «Conversación y actividad → Enviar mensaje»: si tiene correo, le llega por email.

Visita de captación

Programa la visita al inmueble (botón Visita captación). Allí mides, haces fotos y asesoras un precio realista. El prospecto pasa a «Visita programada».

Documentación solicitada

Aprovecha el contacto para pedir lo que hará falta luego: nota simple, DNI del propietario, certificado energético (CEE)… (lo ves en el bloque 6).

Próxima llamada

Si queda algo pendiente, deja siempre programada la siguiente acción como tarea, para que Sofía te avise.

Captación conseguida / Descartado

Captación conseguidaEl propietario firma el encargo → sigues hacia la conversión a inmueble (bloque 7).

DescartadoSi no sale (vendió por su cuenta, precio irreal…), márcalo como «Perdido». Queda el histórico para reactivarlo en el futuro.

4 Agenda y tareas

Vista principal de la Agenda con el calendario y las tareas

Crear tarea desde el prospectoDesde «Conversación y actividad → Actividad». Así la tarea queda pegada al prospecto, no suelta.

Programar próxima llamadaUna actividad de tipo llamada con su fecha.

Programar visita de captaciónBotón «Visita captación»; se crea la cita en tu Agenda.

Ver tareas pendientesEn el Panel y en la Agenda; lo que tienes por hacer.

Ver tareas vencidasLas que pasaron de fecha aparecen resaltadas para que las recuperes.

Reflejo en agenda/calendarioTodo lo que programas aparece en tu Agenda.

La Agenda es un calendario con vistas Calendario (Día / Semana / Mes) · Lista · Kanban. Puedes conectar tu Google Calendar (botón «Conectar con Google») para sincronizar Agenda y Visitas con tu cuenta.

📚 Lección completa: Módulo 08 · Agenda.

5 Alertas

Alertas importantes del inmuebleAvisos legales (VPO, herencia, usufructo) que aparecen marcados en la ficha para tenerlos en cuenta antes de vender.

Alertas de seguimientoRecordatorios de que un prospecto lleva tiempo parado o que el encargo está a punto de vencer.

Avisos por tareas vencidasCuando una llamada o visita pasa de fecha sin hacerse.

Alertas legales del inmueble: VPO, herencia, usufructo — Captura. Pestaña «Alertas legales»: VPO, herencia y usufructo en la ficha del prospecto.

6 Documentación

Los papeles del inmueble se guardan en la pestaña Documentos. Estos son los típicos de captación:

Nota de encargoEl papel donde el propietario te autoriza a vender. Bloqueante: sin ella no se publica.

Nota simpleDocumento del Registro de la Propiedad (titularidad y cargas). Bloqueante para publicar.

DNI del propietarioIdentificación de quien firma.

CEE (certificado energético)Obligatorio para anunciar; si está pendiente, Sofía lo marca como alerta. Bloqueante.

📚 Lección completa: Módulo 10 · Documentos.

7 Paso de prospecto a inmueble

Cuándo deja de ser prospecto

Cuando el propietario firma la nota de encargo y tienes los datos mínimos: ahí el prospecto está listo para convertirse en inmueble de cartera.

Qué documentación o datos hacen falta

Para poder publicar, Sofía exige 4 cosas (bloqueantes): nota simple, nota de encargo firmada, CEE y ubicación GPS. El resto (fotos, vídeo, DNI…) son importantes pero no bloquean.

Conversión a inmueble activo

Pulsa «Convertir a inmueble». El prospecto pasa a «Convertido» y se crea el inmueble en la cartera, con su propio checklist de alta (lista de comprobación).

Truco de calidad. Muchos pasos del checklist se completan solos al rellenar otras pestañas (las fotos, el GPS, la publicación, los documentos aprobados). Cuanto más completa la ficha, más compradores te cruzará Sofía.

Checklist de alta del inmueble con pasos hechos y pendientes — Captura. «Checklist de alta del inmueble»: muchos pasos se completan solos al rellenar otras pestañas.

8 El inmueble

Ya convertido, el inmueble es la ficha más grande de Sofía. Para venderlo bien, cuida:

FichaDatos completos y correctos (características, ubicación, finanzas).

FotosMínimo 10, de calidad. Es lo primero que mira el comprador.

DescripciónTexto atractivo y veraz del inmueble.

ObservacionesNotas internas para el equipo (no se publican).

Renders si correspondeSi hay reforma o sobre plano, imágenes virtuales.

Cruces con compradores compatiblesSofía te muestra qué compradores de la base encajan con este inmueble: contáctalos.

Ficha completa del inmueble con datos, fotos, descripción y cruces — Captura. Ficha completa del inmueble una vez convertido el prospecto.

📚 Lección completa: Módulo 03 · Inmuebles · Módulo 16 · Portales.

9 La operación (el cierre)

Cuando hay acuerdo, la venta pasa a Operaciones (OP-XXXXXX). Es el módulo del dinero y los plazos; lo llevan sobre todo Coordinación, Administración y Firmas, pero te interesa entenderlo porque tus honorarios de captación salen de aquí.

Recorrido de cierre

Negociación → Reserva u oferta → Venta cerrada (arras) → Financiación en curso → Escritura programada → Escriturado (vendido) → Post-venta. La probabilidad de cierre se autocompleta según el estado (la usa Sofía para «cierres inminentes»).

Agentes de la operación

Agente principalResponsable de la operación.

Agente del vendedor (captador)Quien captó el inmueble — tú.

Agente del comprador (comercial)Quien aporta el comprador.

Honorarios

Por defecto 5 % del precio, mínimo 5.000 €. En el cierre se desglosa en 3 % parte compradora + 2 % parte vendedora. Reparto entre agentes: empleado + empleado con «Aplicar media» = total ÷ 2; autónomo o mixto = cada uno su parte; un solo agente = el total. Solo editable por Coordinación, Firmas, Administración y Dirección. La «Comisión histórica» es lo realmente cobrado (importado del sistema anterior).

Fechas clave

Fecha oferta · Fecha arras · Límite financiación · Fecha escritura · Fecha cierre. Las reservas/ofertas se añaden en «Editar avanzado → Reservas u ofertas».

📚 Lección completa: Módulo 12 · Operaciones.

Lo que no puedes saltarte

No dupliques contactos: busca antes de crear.
Registra cada llamada y mensaje en la ficha.
No se publica sin nota de encargo firmada, nota simple, CEE y GPS.
Deja siempre programada la próxima acción.

Escala a Coordinación si: la expectativa de precio del propietario está fuera de mercado, o un mismo contacto aparece como comprador y vendedor y hay que evitar duplicidades.

Guía por perfil · sigue el guion del vídeo

Agente del Comprador

Tu trabajo es cerrar la venta: recibes oportunidades ya cualificadas, encuentras el inmueble que encaja, gestionas la visita con su parte firmado y empujas hacia la operación. Esta guía recorre tu día paso a paso y sin tecnicismos.

1 Panel principal

Panel principal de Sofía con KPIs y actividad reciente

Oportunidades asignadasLas que te ha pasado Coordinación; son tu cola de trabajo real.

Actividad recienteLo último que ha pasado (nuevos leads, visitas, avisos).

Tareas pendientesLlamadas, visitas y seguimientos que tienes hoy.

📚 Lección completa: Módulo 02 · Panel.

2 Lead → Demanda → Oportunidad

El dato no te llega en bruto. Pasa por tres pasos antes de ser tuyo:

LeadDato bruto recién entrado (portal, web, llamada). Aún sin trabajar.

DemandaLead ya cualificado por Coordinación, pendiente de asignar.

OportunidadDemanda asignada a ti: ya es trabajable.

Qué recibe el agente

Tú trabajas Oportunidades. En cuanto Coordinación asigna comercial a una Demanda, esta pasa automáticamente a Oportunidad y aparece en tu bandeja.

Diferencia entre dato bruto y oportunidad trabajable

Un lead es solo un contacto y una intención sin verificar. Una oportunidad ya tiene presupuesto, zona, tipo y prioridad: sabes a quién llamas, qué busca y con qué urgencia. Por eso no pierdes tiempo.

Proceso lead a oportunidad — Diagrama. Proceso 1 — de Lead a Oportunidad.

📚 Lección completa: Módulo 04 · Leads · Demandas · Oportunidades · ver también glosario.

3 La oportunidad

Cabecera de una oportunidad con presupuesto, estado, urgencia, scoring, comercial asignado y métricas

Abrir oportunidad

Pulsa la tarjeta para abrir la ficha (LEAD-XXXXXX). Arriba tienes los botones Llamar · WhatsApp · Visita · Marcar como perdido.

Ver datos del comprador

En la cabecera y el lateral: contacto, presupuesto, estado, urgencia (plazo de decisión) y scoring/temperatura (Frío / Templado / Caliente) para priorizar.

Ver qué busca

En el apartado Mensaje original del lead y en la pestaña Intención (Editar avanzado): tipo, zona, finalidad y financiación. Es lo que tienes que satisfacer.

Ver inmuebles compatibles

El apartado Cruces lista los inmuebles que encajan. Puedes marcarlos y enviarlos por WhatsApp al comprador con un clic.

Lista de inmuebles coincidentes (cruces) con opción de enviar por WhatsApp

Abrir el inmueble desde el número de referencia

Cada cruce muestra su referencia (p. ej. 10112-2594). Pulsándola abres la ficha del inmueble para prepararte la propuesta y la visita.

Lista de comprobación de la demanda · bloqueantes

Antes de avanzar: primer contacto ≤ 8 h, zona, precio (mín/máx) y tipo de inmueble. Sofía avisa: «Quedan tareas importantes por completar».

3b La oportunidad por dentro

La ficha es una página que se desplaza. De arriba abajo:

Cabecera y lateral

Arriba: LEAD-XXXXXX, contacto y botones Llamar · WhatsApp · Visita · Marcar como perdido + etiqueta de fuente. A la derecha:

Presupuesto del compradorImporte máximo; si no lo hay, muestra «Sin presupuesto».

EstadoFase de la oportunidad (Nuevo, Asignado…).

UrgenciaPlazo de decisión (Media = 1-3 meses).

ScoringTemperatura: Frío · Templado · Caliente.

Comercial asignadoQuién la lleva y la fecha del primer contacto.

Métricas · «X CRUCES»Inmuebles que ya encajan con este comprador.

Recorrido

Barra de pasos del comprador: Nuevo → Asignado → Contactado → Cualificado → Visitas → Negociando → Cerrado con venta.

Qué busca el comprador

Tipo de inmuebleCasa, Piso, Dúplex…

Zonas preferidasDónde busca (p. ej. Algemesí).

FinanciaciónHipoteca, efectivo, indeciso…

FinalidadResidencia principal, segunda residencia, inversión.

Inmueble de interés (origen)

El inmueble que originó la demanda (título y referencia, p. ej. 10112-2594): es el anuncio por el que contactó. Te dice por qué entró este comprador.

Cruces

Inmuebles compatibles. Marca los que quieras y pulsa «Enviar por WhatsApp» para mandárselos al comprador.

Mensaje original del lead

La solicitud tal y como entró. Ej.: «Busca Casa, para Venta, desde 4 Habitaciones, de 135.000 € a 165.000 €, en Algemesí.»

Lista de comprobación

Pasos de cualificación de la demanda. 4 son bloqueantes: primer contacto (≤ 8 h), tipo de inmueble, zona y precio. El aviso amarillo indica cuántos bloqueantes quedan.

Actividad y comunicación

Enviar mensaje · Registrar una nota · Actividad, más el historial. Las tareas bloqueantes vencidas aparecen en «Actividades planificadas» con un aviso del tipo: «Blocking checklist overdue… Complete it to unblock downstream operations». Es Sofía recordándote que ese paso bloquea el resto.

3c «Editar avanzado» de la demanda

Abre el formulario completo. Arriba: acciones Marcar como perdido · Programar visita · Enviar a Sofía (prueba) y el recorrido. Te ayuda con dos avisos:

Calidad de datos de la demandaAvisos y sugerencias, p. ej. «Sin rango de precio» o «Sin tipo de financiación — clarificarlo desbloquea la derivación a hipotecas».

Datos mínimos para cruzarPara que Sofía cruce la demanda con inmuebles necesita: contacto, tipo de inmueble, zona y precio máximo.

Tarjetas del formulario

ContactoContacto, teléfono, email y fuente del comprador.

Demanda principalTipo de inmueble, zonas preferidas, precio mínimo y máximo, financiación y «¿Necesita vender para comprar?».

Asignación y plazoComercial, departamento y fecha del primer contacto.

Inmueble que originó la demandaTítulo y referencia del anuncio por el que entró.

Origen / MigraciónDe dónde vino (p. ej. «Fotocasa Solicitud de Contacto»).

Pestañas

Preferencias adicionalesHabitaciones mín., baños mín., superficie mín. y características deseadas: Garaje, Terraza/Balcón, Ascensor, Piscina, No alquilado.

IntenciónQué busca y para qué (tipo, zona, finalidad, financiación).

Mensaje originalLa solicitud tal cual entró.

Notas internasAnotaciones del comercial.

ChecklistLa lista de comprobación en formato tabla.

Editar avanzado de la demanda: tarjetas Contacto y Demanda principal — Captura. «Editar avanzado»: Contacto y Demanda principal.

Pestaña Preferencias adicionales con habitaciones, baños, superficie y características deseadas — Captura. Pestaña «Preferencias adicionales».

4 Agenda y tareas

Crear llamadaDesde la oportunidad, registra la llamada y su resultado.

Programar visitaBotón «Visita»; se crea la cita y, con ella, el parte de visita.

Próxima acciónDefine siempre el siguiente paso para que Sofía te avise.

Seguimiento posteriorTras cada contacto, deja la siguiente tarea programada.

Ver vencidas o pendientesEn el Panel y la Agenda; recupera lo atrasado. Recuerda el SLA de 8 h.

📚 Lección completa: Módulo 08 · Agenda.

5 Parte de visita

La visita (VIS-XXXXXX) es un registro formal con estados y firma, distinto de una tarea de Agenda. Estados: Programada → Confirmada → Realizada.

Parte de visita con su cabecera, estados, sección Visita y Partes implicadas

Generar parteAl programar la visita se crea el parte con sus secciones (Visita y Partes implicadas).

Enviar parteBotón «Enviar parte para firma»: el cliente lo recibe para firmarlo.

Confirmar visitaMarca la visita como confirmada / realizada según avance.

Firma del clienteEl cliente firma el parte (protege al agente y a la agencia).

Notificación al agenteCuando el parte queda firmado, el agente recibe aviso automático.

% de honorariosSe estima dentro del parte (ver pestaña «Previsión honorarios»).

Estados y acciones del parte

Arriba del parte tienes la barra de estado Programada → Confirmada → Realizada y los botones: Marcar realizada · No asistió · Cancelar · Reiniciar · Enviar parte para firma · Marcar firmada manualmente. Si falta algún dato, Sofía avisa («Calidad de datos de la visita: Sin visitante asignado», etc.).

Datos de la visita

VisitaTipo (Primera visita…), fecha programada, duración (h) y agente.

Partes implicadasInmueble, visitante, lead origen y dirección de encuentro.

Las 4 pestañas del parte

Pre-visitaPreparación de la visita antes de ir.

Feedback post-visitaResultado, Próxima acción y el feedback del visitante: Puntos positivos («qué le gustó») y Puntos negativos («qué no le gustó»). Es lo que convierte la visita en información útil.

Previsión honorariosHonorarios estimados de esta operación. Estimación: 5 % del precio de la propiedad, mínimo 5.000 €. Los honorarios finales se fijan en la ficha de Operación cuando se cierra la venta.

FirmaPanel donde el cliente firma el parte. Puedes Enviar parte para firma (le llega para firmarlo) o Marcar firmada manualmente. Al firmarse, el agente recibe aviso automático.

Por qué firmar el parte. El parte firmado deja constancia de que tú le enseñaste ese inmueble. Protege tus honorarios si el cliente intenta cerrar por su cuenta o con otra agencia.

📚 Lección completa: Módulo 09 · Visitas.

6 Documentación del comprador

DNIIdentificación del comprador.

Documentación financieraCapacidad de compra / financiación (nóminas, pre-aprobación hipotecaria, etc.).

Otros documentosLo que requiera la operación concreta.

📚 Lección completa: Módulo 10 · Documentos.

7 Casos importantes

Comprador interesado en varios inmueblesGestiona cada interés sin duplicar la oportunidad; usa los cruces y el seguimiento.

Contacto que es comprador y vendedorEs un único Contacto con dos roles a la vez; no crees registros separados.

Evitar duplicidad de contactosBusca siempre por teléfono/NIF antes de crear nada nuevo.

📚 Lección completa: Módulo 06 · Contactos.

8 La operación (el cierre)

Si hay acuerdo, la compra pasa a Operaciones (OP-XXXXXX). Es el módulo del dinero y los plazos; te interesa porque tus honorarios de comercial salen de aquí.

Recorrido de cierre

Negociación → Reserva u oferta → Venta cerrada (arras) → Financiación en curso → Escritura programada → Escriturado (vendido) → Post-venta. La probabilidad de cierre se autocompleta según el estado (la usa Sofía para «cierres inminentes»).

Agentes de la operación

Agente principalResponsable de la operación.

Agente del vendedor (captador)Quien captó el inmueble.

Agente del comprador (comercial)Quien aporta el comprador — tú.

Honorarios y fechas

Por defecto 5 % del precio, mínimo 5.000 €; en el cierre se desglosa en 3 % parte compradora + 2 % parte vendedora. Reparto entre agentes: empleado + empleado con «Aplicar media» = total ÷ 2; autónomo o mixto = cada uno su parte; un solo agente = el total. Solo editable por Coordinación, Firmas, Administración y Dirección. Fechas clave: oferta · arras · límite financiación · escritura · cierre. Las reservas/ofertas se añaden en «Editar avanzado → Reservas u ofertas».

📚 Lección completa: Módulo 12 · Operaciones.

Lo que no puedes saltarte

Primer contacto en menos de 8 h.
Completa los bloqueantes de la demanda: zona, precio y tipo.
Firma siempre el parte de visita.
WhatsApp con plantilla aprobada; registra cada contacto.
No dupliques contactos: busca antes de crear.

El puente entre la entrada de leads y los comerciales

🎛️ Coordinación

Cualificas los leads que entran, los conviertes en Demandas y los asignas al comercial adecuado. Vigilas el SLA y la calidad de los expedientes. Tu pantalla es el Panel y tu cola de trabajo es Demandas.

1 Tu misión

Recibir y cualificar leads de los 8 canales de entrada.
Deduplicar contactos y asignar al comercial correcto.
Vigilar el SLA (8 h de primer contacto) y desbloquear cuellos de botella.
Auditar la calidad de leads, prospectos e inmuebles.

2 Proceso end-to-end: de lead bruto a demanda asignada

Recepción y routing. Los leads entran por 8 canales (portales, web, IA de voz, WhatsApp…) y aterrizan en Leads.
Deduplicación. Comprueba si el contacto ya existe (teléfono/NIF) y consolida.
Cualificación. Completa los datos críticos (presupuesto, zona, tipo, finalidad, financiación, plazo). El lead pasa a Demanda.
Asignación + SLA. Asigna la Demanda a un comercial según zona, carga, idioma y especialización. Al asignar, pasa automáticamente a Oportunidad y arranca el SLA de 8 h.
Vigilancia. OdooBot avisa de «SLA vencido». Reasigna si el comercial no está disponible; escala si es recurrente.

Captura. **Cola de Demandas pendientes de asignar.** — Módulo Demandas: leads cualificados pendientes de asignar, con el panel de filtros (Asignación / Estado) a la izquierda.

Routing de leads — Diagrama. Recepción y routing de leads (8 canales).

Asignación y SLA — Diagrama. Asignación de leads + SLA automático.

3 Panel — qué vigilar

KPI	Acción si está mal
Leads sin asignar > 0	Asignar a comercial libre
Sin respuesta > 0	Reasignar o escalar
Tiempo medio de respuesta alto	Hablar con los comerciales
Tareas pendientes hoy > capacidad	Reorganizar carga

Panel de Coordinación — Captura. **Panel de control de Coordinación.** — Panel con los KPIs operativos y la columna «Actividad reciente» (avisos de OdooBot / SLA).

4 Auditoría de calidad

Leads/Demandas: % de checklist completado; fichas incompletas → pedir completar.
Inmuebles: calidad < 80% → pedir mejora; documentos bloqueantes pendientes.
Prospectos: sin avance o con encargo pendiente de firma → seguimiento al captador.

5 Reglas y escalado

Documenta cada reasignación en la actividad (trazabilidad).
Usa la visibilidad de carteras solo para reasignar, auditar y resolver disputas — nunca para repartir leads calientes injustamente.
Escala a Dirección: picos anómalos de volumen, caídas técnicas o conflictos entre comerciales.

Pulso del negocio, forecast y decisiones con datos

📊 Dirección

Sofía te da el pulso del negocio en tiempo real, el forecast ponderado del trimestre y visibilidad transversal entre departamentos. Tus módulos: Panel y Operaciones.

1 Panel — tu primera vista cada mañana

Revisa en orden: operaciones en curso, ventas cerradas (€) del mes, conversión, leads nuevos, tiempo medio de respuesta e inmuebles activos. Cambia el filtro temporal (Hoy / Semana / Mes / Trimestre).

Captura. **Panel ejecutivo (vista trimestre).** — Panel con el filtro «Trimestre» activo, mostrando todos los KPIs ejecutivos.

2 Operaciones — tu motor de ingresos

Abre Operaciones (kanban) y calcula el forecast ponderado:

Estado	Peso	Cálculo
Negociación	30%	importe × 0,30
Escritura programada	95%	importe × 0,95
Escriturada	100%	importe × 1,00

Atiende a: operaciones en negociación > 30 días (riesgo), escrituras de los próximos 30 días (cash flow) y distribución por agente.

Captura. **Pipeline de Operaciones (kanban).** — Módulo Operaciones en vista kanban con las columnas (Negociación / Escritura programada…) y sus contadores.

3 KPIs estratégicos

Comercial: conversión Lead→Operación, tiempo medio a cierre, operaciones/agente/mes.
Captación: conversión Prospecto→Inmueble, encargos firmados/mes, calidad media de fichas.
Comunicación: % leads contactados en 8 h, uso de plantillas.
Financiero: comisión generada, ticket medio, cartera viva.

4 Decisiones que apoya Sofía

Geográficas: con Zonas, detectar zonas con alta demanda y poca oferta.
Plantilla: con Usuarios/Departamentos, ratios óptimos por equipo.
Cartera: con Inmuebles, detectar producto atascado y política de repreciación.

Auditorías recomendadas: concentración de operaciones en un usuario (trimestral), calidad media de inmuebles (mensual), % leads en 8 h (semanal), salud de integraciones Idealista/Fotocasa/Spoki (mensual).

Administradores y equipo IT que da soporte

🛠️ Soporte / IT

Resuelves incidencias, configuras accesos y mantienes las integraciones (Idealista, Fotocasa, Spoki, Carmen). Tus módulos: Usuarios, Ajustes y los conectores.

1 Niveles de soporte

Nivel	Resuelve	Ejemplo
L1 — Coordinación / power user	Dudas de uso	«No encuentro la oportunidad»
L2 — Administradores	Configuración, datos, accesos	«Necesito crear un usuario»
L3 — IT / proveedor Odoo	Bugs, integraciones	«Carmen no transcribe»

2 Tickets típicos y resolución

Síntoma	Diagnóstico → acción
«No puedo entrar»	Verifica el usuario en Usuarios · resetea contraseña · comprueba si está activo
«No me llega un lead que entró»	Busca en Leads sin filtro · revisa el log de Spoki/Fotocasa · revisa reglas de asignación
«La demanda no pasó a oportunidad»	Comprueba que tenga comercial asignado (la asignación dispara el paso)
«Carmen no contesta»	Ajustes → IA → estado de la centralita Carmen

Captura. **Gestión de usuarios y permisos.** — Módulo Usuarios: listado de usuarios con perfiles/roles y estado activo.

Captura. **Ajustes generales del sistema.** — Módulo Ajustes: opciones generales (usuarios activos, invitaciones pendientes, idiomas, compañías).

3 Integraciones a mantener

Idealista (publicación/leads)Fotocasa (publicación/leads)Spoki + SophIA (WhatsApp)Carmen IA (voz)

Vigila los logs de API de los portales ante incidencias de publicación.
Comprueba el estado de Spoki (contactos suscritos, conexión) ante fallos de WhatsApp.

Acciones sensibles: creación de accesos y cambios de permisos solo por L2/L3 y con registro. No compartas credenciales por canales no seguros.

📖 Glosario

Vocabulario común de Sofía. Si dos personas usan la misma palabra para lo mismo, Sofía funciona.

Término	Definición
Lead	Comprador/inquilino potencial sin cualificar (dato bruto).
Demanda	Lead cualificado por Coordinación, pendiente de asignar a un comercial.
Oportunidad	Demanda asignada a un comercial; ya es trabajable.
Prospecto	Inmueble potencial / propietario que puede vender. Preficha del inmueble. `PROS-XXXXXX`
Contacto	Persona única. Puede ser comprador y vendedor a la vez.
Inmueble	Propiedad en cartera. `Ref. 101-XXXXXX`
Operación	Cierre comercial: negociación → arras → escritura. `OP-XXXXXX`
Nota de encargo	Mandato firmado por el propietario. Bloqueante para publicar.
Parte de visita	Hoja de visita firmada por el cliente + feedback estructurado.
Checklist bloqueante	Lista metodológica obligatoria para avanzar de estado.
SLA	Compromiso de primer contacto en 8 h. OdooBot avisa si se vence.
Cruce / matching	Inmuebles compatibles con un comprador (y viceversa).
Carmen IA · SophIA · Spoki	Agente de voz · motor IA · WhatsApp Business.